LES 5 S

Les 5 S és una metodologia d'origen japonès per introduir l’ordre i la neteja en una Empresa. Cal dir que aquesta operativa és aplicable a qualsevol tipus d'Organització.

La implantació s'estructura en 5 fases, que cal seguir de forma iterativa

1.     Separar tots els elements i materials necessaris dels innecessaris i eliminar aquests últims, utilitzant un sistema d’etiquetes vermelles per fer el sistema més visual.

2.     Situar cada element necessari en un lloc concret i identificar-lo correctament. Es tracta en definitiva d’aconseguir de forma ben visible que “cada cosa estigui en el seu lloc i hi hagi un lloc per a cada cosa”.

3.     Suprimir les fonts de brutícia i organitzar el Pla de neteja, tenint ben present que la millor neteja és no embrutar.

4.     Estandarditzar els mètodes de treball

5.     Establir un programa periòdic d’auditories, mitjançant unes pautes preestablertes, per assegurar que el sistema continua vigent, com un element per a la millora continua.

Per tenir èxit en la implantació cal que una persona de la Organització se'n responsabilitzi i en faci un seguiment estricte. Són també molt recomanables els següents aspectes:

Ø        Preparar un cronograma de la implantació, tenint en compte que aproximadament tardarem entre 2 i 4 mesos per cada Secció.

Ø        Fer fotografies de la evolució en cada Secció, amb la finalitat de veure l’abans i el després de cada actuació, com element per estimular el sentiment d’autoestima del personal.

Ø        Establir uns indicadors mesurables a cada Secció, am la finalitat de veure la progressió i els efectes de les millores. Habitualment utilitzem ràtios que ens indiquin el volum d’elements innecessaris trobat, la evolució de la productivitat i/o dels temps de procés, etc.

Ø        Posar un plafó a cada Secció, on s’hi posin les fotografies, la evolució dels indicadors i els plans de millora.

http://www.youtube.com/watch?v=G0aw8qvgcN8

http://www.youtube.com/watch?v=u8pGpstlvEQ

http://www.youtube.com/watch?v=Y7iQmcTiQhQ

Adjunto 3 enllaços a videos, produïts per Euskalit, que m’han estat molt útils per sensibilitzar al personal de les empreses:

REFLEXIONES AL TERMINAR EL AÑO

Al terminar el año es un buen momento para reflexionar sobre la marcha de la empresa, para tomar en consideración medidas que nos permitan encarar adecuadamente el próximo ejercicio.

1. ¿Qué piensan nuestros clientes?

No debemos olvidar nunca que la razón de ser de toda empresa es ser útiles a nuestros clientes y aportarles valor. De ahí que debamos cuestionarnos sobre cómo podemos facilitar mejor la actividad de nuestros clientes, revisando nuestro portafolio de productos y servicios,

Conviene tener muy presente que el binomio producto – servicio es un gran complemento que nos permitirá aumentar la fortaleza de nuestra empresa. Se trata en definitiva de intentar aumentar nuestra “cuota de cliente”, puesto que habitualmente nos costará menos que aumentar nuestra “cuota de mercado”.

Es necesario observar con gran atención la marcha de nuestros clientes, ya que su eventual declive nos arrastrará.

No debemos perder de vista que un gran objetivo debe ser ganar posiciones en la cadena de valor, acercándonos al máximo al cliente final.

2. ¿Qué nos ofrecen nuestros proveedores?

El Margen Bruto es esencial en toda empresa, ya que éste es el que nos ha de permitir absorber nuestros costes fijos. Una primera acción para mejorarlo será revisar qué nos ofrecen nuestros proveedores, al objeto de cuestionarnos si podemos absorber alguno de sus servicios. No se trata tanto de intentar reducir los precios de coste de materiales y servicios, como de mejorar nuestro margen bruto absorbiendo “posiciones” en la cadena de valor.

3. Inventario físico

Es imprescindible hacer un inventario físico fiable de las primeras materias y productos acabados de nuestros almacenes para que los resultados sean creíbles.

Es esencial tener en cuenta su eventual obsolescencia, ya que debemos evitar que se “deforme” el capítulo “existencias” de nuestro Activo Circulante.

4. Revisar los Costes

El Beneficio de toda empresa es la diferencia entre los ingresos y los costes. Ahora bien, ingresos y costes son la consecuencia de una forma de Organización, no son la causa.

De ahí que más que analizar separadamente coste por coste, debemos revisar el “sistema” de trabajo, es decir, la Organización, teniendo muy presente que todo sistema o método de trabajo es mejorable. Para ello es imprescindible contar con la colaboración estrecha de todos los Cuadros de la empresa.

5. Revisar las retribuciones del personal

Salvo casos muy excepcionales, es aconsejable acostumbrarnos a revisar las retribuciones una vez al año. Habitualmente se establecen sistemas que vinculan la retribución a la consecución de una serie de objetivos medibles, aunque cada vez se hace más necesario tener en cuenta factores más cualitativos como la facilidad para la colaboración con el equipo, la permanencia del conocimiento en la empresa, la empatía, etc., elementos esenciales para superar épocas de crisis profundas como las actuales.

6. Minimizar el Activo

Desde un punto de vista empresarial debemos fijarnos como objetivo el minimizar el Activo, es decir, trabajar con el mínimo stock posible, reducir el período de cobro de los clientes y seleccionar muy bien las inversiones en activos fijos.

Trabajar con el mínimo Activo posible nos permitirá acotar el Pasivo necesario para financiarlo, aspecto fundamental en estos momentos de dificultades para el crédito bancario.

Una política aconsejable hoy en día es limitar el crecimiento de la empresa a las posibilidades de nuestros Fondos Propios.

REFLEXIONES SOBRE LA ESTRATEGIA EMPRESARIAL EN TIEMPOS DE CAMBIO

Vivimos una época de gran turbulencia y volatilidad que nos obliga a profundizar y actualizar las estrategias más adecuadas para que nuestras empresas tengan ventajas competitivas, relevantes y sostenibles en el tiempo, que permitan diferenciarnos de otras empresas.

¿Qué ha ocurrido en estos últimos tiempos?

En términos generales, sobre las empresas inciden tres grandes vectores:

• La globalización de la economía, un aumento significativo de la demografía y una alta movilidad de las personas.
• Cambios significativos en el comportamiento de los consumidores, priorizando unos aspectos (comunicación, ocio, etc.) por encima de otros (textiles, etc.).
• Gran aumento del volumen de información disponible y facilidad para conseguirla.

Aspectos todos ellos que han conducido a una ruptura de los modelos clásicos de negocio de las empresas y a cambios estructurales en la cadena de valor.

De ahí que, en mi opinión, la cadena de valor se acorte significativamente y sea esencial fijar en el horizonte las prioridades del cliente final, de modo que es imprescindible revisar cuales deben ser nuestras ventajas competitivas.

La razón de ser de toda empresa son sus clientes, por lo tanto es esencial ver como evolucionan y hacia donde se reorientan. En estos momentos en que hay una gran competencia en todos los sectores, acostumbra a ser más aconsejable intentar ganar cuota de cliente, más que cuota de mercado.

¿Cuáles han sido las ventajas competitivas que buscaban nuestras empresas?

Hasta el momento actual, los planes estratégicos de las empresas se orientaban hacia:

• La obtención de economías de escala
• La excelencia operativa
• La exclusividad de acceso a los canales de distribución
• Disponer de una tecnología protegida por patentes
• La excelencia en el control de gestión

Prioridades que hoy en día no son suficientes, ya que en estas épocas turbulentas y de cambio profundo, aunque una empresa esté bien posicionada puede ser desbancada por otras que prioricen su estrategia de orientación al cliente de forma más agresiva.

¿Cuáles son hoy día las nuevas fuentes de ventaja competitiva?

En esencia, las empresas que hoy día tienen éxito priorizan los siguientes ejes:

• Anticipación
• Agilidad
• Colaboración con otras empresas
• Capacidad de experimentación
• Simplificación de los procesos. Hacer las cosas simples.

Aspectos todos ellos que no dependen de la fortaleza o posición actual de una empresa como de su capacidad organizacional. En definitiva, diría que para tener éxito hemos de forjar Organizaciones extremadamente permeables, en las que es fundamental y más importante que nunca el factor humano.

Para ello es esencial establecer organizaciones internas en las que se comparta toda la información de forma transversal, se estimule la experimentación de nuevos procesos y se oriente la planificación estratégica de futuro involucrando a los propios directivos, teniendo en cuenta el criterio de los agentes externos (clientes y proveedores).

Los planes de actuación futura de las empresas, hoy más que nunca, deben salir de integrar los debates internos de los directivos y cuadros intermedios de la empresa. Sólo así conseguiremos innovar y situar a la empresa en una posición de ventaja competitiva.

De forma complementaria la Dirección General debe considerar cómo incentiva la involucración de sus directivos, teniendo en cuenta que además de los objetivos sobre resultados concretos y medibles, es importante el reconocimiento personal a un estilo de aportación de ideas y compartir información e inquietudes.